Sweden
Hallå Mats Broman, Nordenansvarig för SWG:s experter på Efficient Facility, hur kan man hantera hyreskontrakt effektivare med visuella gränssnitt?
Vad är framgångsfaktorerna för att få en effektiv uthyrningsprocess?
-En del av uthyrningsprocessen handlar om att skapa de fysiska hyreskontrakten. Ett hyreskontrakt bygger i grunden på att en hyresgäst har ett behov av att hyra en omfattning av utrymmen som bildar ett hyresobjekt som sedan kan hyras ut som enskilt utrymme, lokal eller lägenhet.
Tillgång till kvalitetssäkrad information, varför är det så viktigt i uthyrningsprocessen?
-En viktig bas i uthyrningsprocessen är att ha kontroll på sin uthyrningsbara area. Vilka utrymmen är uthyrningsbara? Hur stor andel av byggnaden är uthyrningsbar? Vilka utrymmen/lokaler/lägenheter är lediga vid ett givet tillfälle? Vad kostar utrymmet/lokalen/lägenheten? Är verksamheten momspliktig? Vad är taxeringsvärdet? Frågorna är många och en av framgångsfaktorerna för en effektiv uthyrningsprocess är självklart att ha tillgång till kvalitetssäkrad information vid rätt tillfälle för rätt roll.
Vad bör man undvika?
-Att skapa hyreskontrakt kan ofta innebära att olika roller i företaget behöver vara inblandade, t ex förvaltare, ritningsansvarig och hyresadministratör. Oavsett vem som gör vad i processen så vill man undvika återkommande och manuella steg. Man vill t ex inte mäta den uthyrningsbara arean varje gång en hyresgäst frågar om att hyra ett antal utrymmen. Hanteringen och behov kan skilja sig åt beroende på vad man är för organisation (aktiebolag, offentlig organisation, kommunalt bostadsbolag etc) men alla har så klart samma mål; att korta ledtider och säkerställa att rätt information finns när hyreskontraktet skall skrivas under.
Finns det något enkelt sätt att få bra överblick och kontroll över sin hyresprocess?
-Ja det gör det, ett bra sätt att få överblick över sin uthyrningsprocess är att skapa en dashboard (en digital anslagstavla) med widgets (små fönster med data som ständigt uppdateras) som visar information om giltiga kontrakt, uthyrningsgrad, lediga utrymmen, kontrakt som är föremål för uppsägning eller omförhandling, intäkt över tid för de olika kontrakten, kundfakturor mm.
Det låter smart. Och när det gäller effektivt hantering av hyreskontrakt, har du några bra förslag på hur man går tillväga?
-I vårt systemstöd för hyreshantering i Faciliate kan man med stöd av den inbyggda viewern enkelt uppdatera befintliga eller skapa nya hyreskontrakt. Eftersom arean på utrymmena redan är uppmätt enligt svensk standard räknar systemet fram den uthyrningsbara arean utifrån de utrymmen man valt. Om man dessutom har en kopplad prislista på vad olika utrymmen kostar så kan man, direkt i viewern, få fram hyreskostnaden på de valda utrymmena.
En annan fördel är att man dessutom får en kontraktsbilaga med en markering på de utrymmen som ingår i kontraktet. Sedan kan man självklart skriva ut kontraktsinformationen på fördefinierade egna mallar eller koppla till Fastighetsägarnas mallbibliotek.
Kan du ge exempel?
-Javisst, ponera att en hyresgäst ringer och är intresserad av att hyra fem nya expeditioner och undrar om fastighetsägaren har några tomställda lokaler i en viss byggnad? Med hjälp av en widget, som visar just tomställda utrymmen, kan man snabbt få koll på vilka lokaler som är lediga. När man valt de tomställda utrymmena kan man gruppera på byggnad och på så sätt se om det finns lediga expeditioner i den byggnad hyresgästen önskar. Om det finns lediga utrymmen kan man med hjälp av ritningen skapa ett kontraktsförslag som per automatik räknar ut arean och eventuellt priset om prislistor finns kopplade. Kontraktsförslaget har även fått en automatisk kontraktsbilaga.
Finns det möjlighet att se hur detta fungerar?
-Absolut, jag rekommenderar att man ser den inspelade webbvisningen Hantera hyreskontrakt enklare med visuella gränssnitt som just handlar om hur man kan få en effektivare hyreshantering med hjälp av visuella gränssnitt.
Och om man vill veta mer än så?
– Då är du förstås alltid välkommen att höra av dig till oss på SWG, så tar vi en diskussion om hur det ser ut på ditt företag idag. Därefter gör vi en förstudie och kartlägger hur ni arbetar för att sedan presentera konkreta förslag på vilken ambitionsnivå och vilka vägval som bör göras. Vi har lång och djup erfarenhet i ämnet och flera referenser på fastighetsägare och FM-företag som har gjort eller håller på att göra samma resa.
Kontakta gärna Mats Broman: 076-825 76 40 | matsbroman@swg.com