Hur mycket tid kan man spara på att ha rätt administrativt stöd för avrop av ramavtalsentreprenörer i enlighet med LOU?

Hallå Mats Broman, nordenansvarig för SWGs experter på Efficient Facility. Hur mycket tid kan man spara på att ha rätt administrativt stöd för avrop av ramavtalsentreprenörer i enlighet med LOU?

-Låt mig börja med att säga att LOU (lagen om offentlig upphandling) är bra på många sätt men komplicerar också administrationen kring avrop av t ex ramavtalsentreprenörer. Beställare som lyder under upphandlingsreglerna i LOU har ofta ett krav på sig att redovisa hur t ex turordningsregler har tillämpats under avtalsperioden vilket i sin tur innebär en stor administrativ process som man sällan har något stöd för.

I SWGs IWMS-lösning* (modulen Avtal & garantier) har vi utvecklat funktionalitet som underlättar administrationen väsentligt i både den löpande förvaltningen liksom vid uppföljning och sammanställning kring efterlevande enligt avtal. Vår bedömning är att det finns en administrativ besparingspotential på upp till en timme per beställning.

En timme per beställning! Kan du ge exempel?
– Absolut. De ramavtal som man tecknat registreras i avtalsdatabasen och förses med giltighetstid, leverantörer, kontaktinformation, vilka discipliner som avses (t ex bygg, el, ventilation, målning etc) geografiskt område (förvaltningsobjekt, byggnad etc), turordning mm. Varje avtal kopplas också till det klassifikationssystem man använder t ex AFF, CoClass, BSAB eller egen klassificering.

Tidsbesparingen ligger i att man på ett enkelt sätt hittar rätt avtal, får ett underlag till förfrågan som skickas per automatik, dokumentation på alla förfrågningar, avslag och påminnelser som sedan skapar underlag för en uppföljning per entreprenör.

Och när det gäller uppföljning?
-Det finns bra funktionalitet för det. Du kan t ex få reda på hur många förfrågningar som skickats ut totalt och hur många respektive entreprenör fått. Systemet registrerar också hur många förfrågningar som accepterats respektive inte accepterats samt hur många påminnelser som skickats till entreprenören.

Finns det möjlighet att se hur detta fungerar?
-Ja det gör det. Enklast är att se vår inspelade kostnadsfria webbvisning där en av våra experter visar systemet och svarar på frågor.

Hur gör man om man vill veta mer?
-Du är förstås alltid välkommen att höra av dig till oss på SWG, så tar vi en diskussion om hur det ser ut på ditt företag idag. Därefter gör vi en förstudie och kartlägger hur ni arbetar för att sedan presentera konkreta förslag på vilken ambitionsnivå och vilka vägval som bör göras. Vi har lång och djup erfarenhet i ämnet och flera referenser på fastighetsägare och FM-företag som har gjort eller håller på att göra samma resa.

Kontakta gärna Mats Broman: 076-825 76 40 | matsbroman@swg.com