Uppdrag: Nyköpings Kommun

Fastighetskontoret i Nyköpings kommun befinner sig mitt i en resa med sikte på att digitalisera sitt fastighetsbestånd på drygt 400 000 kvadratmeter. Målet är att kvalitetssäkra och göra byggnadsinformation mer lättillgänglig för att tillgodose både medarbetares och kunders behov. Då krävs både en fungerande organisation och bra systemstöd för att effektivt kunna nyttja informationen från BIM-modellerna i de dagliga förvaltningsprocesserna.

Anledningarna till att man vill ha ett digitalt fastighetsbestånd är flera, Peter Wirström, Chef Planering och Utredning i Nyköpings kommun, beskriver det så här:

– Vi behöver kvalitetssäkra våra underlag inför kommande projekt och ombyggnationer, dels för att få bättre tillgång till byggnadsinformation i vår dagliga drift och förvaltning, dels för att bättre tillfredsställa våra och våra kunders behov. Ordning och reda är ju något som är viktigt när det gäller lokaler och bostäder och vi vill säkra upp att vi får korrekta hyresintäkter genom att ha kontroll på våra rumstyper och areor. Med ett digitalt fastighetsbestånd blir det enklare att veta vilka lokaler som är lediga respektive uthyrda liksom att visa kunder tomställda lokaler. Dessutom måste det vara lätt för våra medarbetare att hantera och komma åt olika typer av byggnadsinformation, oavsett om man sitter på kontoret eller arbetar ute i fält. Då kan vi gå från ett akut till ett mera förebyggande arbetssätt.

Målet är att göra stora besparingar, det är ju skattemedel man förvaltar och viljan är att få ut så mycket som möjligt per skattekrona.

-Genom korrekta underlag och mer effektiva arbetssätt kommer vinsterna förhoppningsvis bli stora tidsbesparingar, bättre precision och bra verktyg för uppföljning. Mycket handlar ju om nyckeltalsstyrning och då krävs det att vi behöver ha rätt areaunderlag för att få fram ett korrekt nyckeltal (kr/kvm). Det kan ju handla om att mäta lokaleffektivitet, göra energiuppföljningar eller få reda på antal rätt kvadratmeter vi kan hyra ut, menar Peter Wirström.

Peter Wirström, chef planering och utredning (till höger) och Dan Thun, systemförvaltare (mitten höger) från Nyköpings Kommun gästade studion på SWG Inspiration- & Användardagar och delade med sig av sina visioner kring att digitalisera sitt fastighetsbestånd där en av anledningarna är att få korrekta hyresintäkter genom att ha kontroll på sina rumstyper och areor. Madeleine Westin ledde samtalet tillsammans med SWGs Mats Broman.

Första steget mod digitala byggnader

Det första steget i digitaliseringsprojektet, som man är mitt uppe i, är att fånga verkligheten som den ser ut just nu. Det innebär insamling av befintligt ritningsmaterial, strukturering och digitalisering. BIM-modeller skapas och levandegörs med byggdelsobjekt, areor och tillhörande egenskaper som sedan tillgängliggörs i det grafiska verksamhetsstödet FM ACCESS där medarbetarna som arbetar med löpande förvaltning får direkt åtkomst till all information. Informationen integreras även med fastighetssystemet Faciliate för att nyttjas i olika dagliga förvaltningsprocesser.

SWG arbetar som partner till Nyköpings Kommun i detta projekt och stöttar med systemlösningarna FM Access och Faciliate, tjänster kring digitalisering/modellering samt ajourhållning av det digitala ritnings-/modellarkivet.

Nyttor och fördelar

Dan Thun, systemförvaltare på Fastighetskontoret i Nyköpings kommun, är den som arbetar mer handgripligt med digitaliseringsprocessen. Vilka konkreta nyttor ser du med digitaliseringen så här långt?

-Tillgängligheten av relevant byggnadsinformation och korrekta areor är den stora nyttan. Så här långt har SWG digitaliserat och lagt in ett 20-tal byggnader i våra system, de är väldigt bra och mycket användbara. All information som är kopplad till byggnaden finns lättåtkomligt för medarbetarna. Samarbetet med SWG fungerar väldigt bra, de har hjälpt oss massvis i vårt arbete.

Och Dan fortsätter:

-Det är enkelt att ta fram en specifik ritning och se vilka lokaler som är uthyrda respektive tomställda, vem hyresgästen är och hur många kvm som hyrs. Vi kör skarpt med arbetsorder idag och det fungerar utmärkt. Våra drifttekniker får i fält tillgång till ritningar och driftinstruktioner via mobila enheter vilket gör att de sparar tid och lättare kan planera sin arbetsdag vilket dessutom är bra ur ett hållbarhetsperspektiv. Med stöd av appar kan vi enklare arbeta med tillsyn och skötsel och få bra stöd för uppföljning. Det blir enklare för våra kunder att felanmäla och vi säkrar upp att anmälan når rätt instans hos oss.

Leveranserna av de digitaliserade byggnader sker succesivt vilket Dan Thun tycker är bra:

-Då kan vi titta på de byggnader som vi får in och se hur vi på ett bra sätt kan implementera dem i organisationen både när det gäller att skapa upp arbetssätt och sätta de rutiner som vi vill ha innan vi kommer till en fullskalig miljö.

Ajourhållning av byggnadsinformation

Med modeller och ritningar på plats i FM Access är de redo att återanvändas som underlag i kommande byggprojekt för att sedan komma tillbaka och uppdateras enligt ställda leveranskrav. Hur hanterar ni ajourhållning av ritningarna/modellerna?

– Det är en stor utmaning att ha kunskap om standarder, filformat och leveranskrav. I dagsläget har vi inte hela den kompetensen på plats internt, därför har vi valt att förstärka vår organisation med SWG:s modell- & ritningstjänst, FM Services. Där får vi stöd med att hålla vårt digitala ritnings- och modellarkiv ajour, att checka ut ritningar och dokument till projekt och att vid projektavslut checka in och granska dem enligt kravspecifikation så att rätt information görs tillgänglig i förvaltningsskedet. I tjänsten ingår även kvalificerad support gällande ritnings-, CAD- och BIM-relaterade frågor vilket kommer att underlätta mycket för oss, menar Dan Thun.

Utmaningar

Ni har ju arbetat med detta projekt ett tag nu, vilka har varit er största utmaning så här långt?
-Vi har behövt identifiera nya sätt att arbeta och få ner rutiner och instruktioner på pränt, allt ska kunna beskrivas och utföras. Dessutom behöver vi kontinuerligt arbeta med den digitala mognaden, jag tror vi har mycket att vinna på om vi ger personer med olika förutsättningar tiden att mogna in i det och möjligheten att lära sig i sin egen takt, säger Peter Wirström.

Tips till branschkollegor

Vilka är era bästa tips till kollegor i branschen som inte kommit så långt på digitaliseringsresan?

-Bredda projektgruppen och ta med enhetscheferna för att snabbare fatta beslut under arbetets gång. Då undviker man onödiga stillestånd i arbetet och ökar effektiviteten på styrgruppsmöten vid större mera övergripande beslut. Dessutom, börja med att digitalisera några byggnader i taget. Det är bättre att ha tio bra digitala byggnadsobjekt med korrekt data istället för 20 dåliga som inte går att nyttja. Vi började initialt med skolor och förskolor eftersom vi ser att det finns stora framtida behov där, så där är det extra viktigt att ha koll på ytorna så att vi vet vad vi har i dagsläget och vad vi behöver komplettera med. Och klassificera gärna era ytor så får ni värdefull information att arbeta med i era dagliga processer, påpekar Peter Wirström.

Veta mer? Kontakta gärna vår expert Tony Ulmehag.

Foto överst: Sporthallen i Nyköping, en av de byggnader som har digitaliserats. Fotograf: Dan Thun.

Om Nyköpings Kommun
Fastighetskontoret i Nyköpings kommun har i uppdrag att tillhandahålla verksamhetslokaler till kommunal kärnverksamhet, skola vård och omsorg. Består av tre enheter Förvaltning och Drift samt Planering och utredning, den senare har hand om systemförvaltning av fastighetssystemet och det grafiska verksamhetsstödet, hyresadministration liksom långsiktig planering och prognostisering av framtida behov. I dagsläget förvaltar de ca 340 000 kvm eget ägda lokaler (skolor, boenden, idrottsanläggningar, bibliotek) och till detta tillkommer ca 100 000 kvm inhyrda lokaler och bostäder.