Vad är nyttan med att få full koll på fastighetens utomhusmiljö?

Hallå Mats Broman, nordenansvarig för SWGs experter på Efficient Facility, vad är nyttan med att få full koll på fastighetens utomhusmiljö?

-Ett av fastighetsägarens ansvar är ju att man har skyldighet att säkerställa att fastighetens utomhusmiljö uppfyller lagstiftarens krav på tillgänglighet och säkerhet. Både plan- och bygglagen och miljöbalken reglerar fastighetsägarens ansvar ur olika aspekter såsom att säkerhet och framkomlighet ska främjas, olägenheter för människa undanröjas och sådant som medför risk för olägenheter ska förebyggas. Det är alltså lika viktigt att ha koll på den yttre som den inre miljön. Dessutom är ju utomhusmiljön betraktarens första intryck av området vilket är en viktig del av varumärket så att platsen upplevs som välkomnande och attraktiv.

Det ska t ex finnas belysning så att de som vistas i området kan känna sig trygga och säkra, träd, häckar, rabatter och grönytor ska vara välskötta, entréer, gångvägar, utrymningsvägar och parkeringar snöröjda och sandade, tak och hängrännor ska rensas från snö och istappar och lekplatser säkra att vistas på. Allt detta ska givetvis underhållas till en så låg kostnad som möjligt.

Finns det pengar att spara?
-Min uppfattning är att det finns mycket pengar att spara när det gäller fastighetens driftskostnader om man får kontroll över alla olika typer av skötselytor och skötselpunkter på fastighetens utomhusmiljö. Oavsett om man sköter driften själv eller lägger ut den på entreprenad.

Och hur får man bra kontroll på sin utomhusmiljö?
-Genom att samla in, strukturera och använda all information om utomhusmiljön slipper man att uppskatta hur många kvm skötselytor och antal skötselpunkter som ska underhållas. Uppgifter om areor och antal finns i 3D-modellen för respektive fastighet och kan göras tillgänglig i ett grafiskt verksamhetsstöd där alla medarbetare, och leverantörer, enkelt får tillgång till informationen oavsett yrkesroll.

I systemet lagras areor, antal och längder om vilka olika typer av skötselytor och skötselpunkter. Allt visas grafiskt på en karta och kan även genereras i rapportform t ex vid upphandling av driftentreprenader för utomhusskötsel (t ex gräsklippning och snöröjning). Dessutom kan egenskaper adderas t ex typ av träd och instruktioner om hur det ska beskäras vilket skapar nyttoeffekter i olika processer. I systemstödet kan man administrera och hålla koll på utomhusmiljön liksom skapa och följa upp åtgärder – är det t ex några entréer som vi alltid får problem med och hur förebygger vi i så fall det?

Kan du ge exempel?
–Absolut, låt mig ta ett konkret exempel hos en av våra uppdragsgivare som tidigare hade handlat upp skötsel av utomhusmiljön men hade dåliga underlag och bristfällig kontroll på sina areor. Upphandlingen blev tyvärr misslyckad eftersom entreprenörerna inte hade korrekta underlag att räkna på vilket resulterade i oklarheter, ändringar och tillägg. När uppdragsgivaren återigen skulle göra en upphandling var man noga med att inte upprepa tidigare misstag.

Vårt uppdrag började med insamling av befintligt material som resulterade i en inventering och digitalisering av deras utomhusmiljö. En 3D-modell av fastigheten skapades och utomhusmiljön ”levandegjordes” genom att definiera areor och lägga på egenskaper om skötselytor t ex rabatter, gångar, gräsytor och lekplatser och skötselpunkter t ex träd, armaturer, papperskorgar och parkbänkar.

All information lades in i ett grafiskt verksamhetsstöd och gjordes tillgänglig att användas av alla medarbetare. Externa partners fick tillfällig tillgång till all information och kunde därmed räkna på samma underlag. Behovet av att åka ut på plats för att uppskatta och mäta minimerades eftersom alla entreprenörer fick exakta uppgifter om hur många kvm gräsyta som ska klippas, hur mång kvm körbar asfalt som ska snöröjas, antal entréer som ska skottas och lekplatser som ska underhållas och på vilket sätt.

Uppdragsgivaren själv säger att de gör stora tids- och kvalitetsvinster när underlag till upphandlingar är aktuell och lättåtkomlig och baseras på fakta istället för antaganden. De sparar dessutom mycket intern tid på att ha koll på all fastighetsinformation, tid som tidigare gick åt att visa kollegor och samarbetspartners ritningar.

Finns det möjlighet att se hur detta fungerar?
-Javisst. Jag rekommenderar att man tittar på vår inspelade kostnadsfria webbvisning.

Och om man vill veta mer än så?
– Då är du förstås alltid välkommen att höra av dig till oss på SWG, så tar vi en diskussion om hur det ser ut på ditt företag idag. Därefter gör vi en förstudie och kartlägger hur ni arbetar för att sedan presentera konkreta förslag på vilken ambitionsnivå och vilka vägval som bör göras. Vi har lång och djup erfarenhet i ämnet och flera referenser på fastighetsägare och FM-företag som har gjort eller håller på att göra samma resa.

Kontakta gärna Mats Broman: 076-825 76 40 | matsbroman@swg.com