Nyheter och förbättringar i Fast2

Upptäck nyheterna i Fast2 version 15. Här kan du läsa om några av det nyheter och funktioner som släppts.

1 Hyresadministration

Effektiv periodstängning med automatiska bokföringsrapporter

Under bokslut och periodstängning är tidsmarginalerna små. Avstämningarna behöver ofta bli klara snabbt.  För att möta den tidspressen kan avstämningsrapporter i Fast2 nu genereras automatiskt i samband med att en bokföringsperiod stängs. Ni väljer vilka ekonomiska rapporter som ska tas fram per bolag, och systemet levererar färdiga filer till en bestämd mapp, redo att delas vidare eller öppnas direkt i gränssnittet.

Resultatet: snabbare avstämningar och mindre manuellt arbete – en smidigare periodstängning med färdiga rapporter när ni behöver dem.

Smidigare hantering av taxeringsbeslut direkt från PDF

Fast2 kan nu tolka taxeringsbeslut direkt från PDF-filer och omvandla informationen till ett Excelunderlag som sedan läses in i systemet. De gamla taxeringsvärdena stoppas och ersätts automatiskt av de nya. Det innebär att ni slipper manuell registrering, sparar tid vid varje taxeringsomgång och säkerställer att era underlag för fastighetsskatt och värdering bygger på korrekt data.

Debitering även när mätvärden saknas – utan att tappa kontrollen

Idag stoppas debiteringen när ett avtal har ofullständiga mätvärden, vilket ofta innebär manuell hantering. Med den nya funktionen kan ni styra per mediatyp om debitering ska kunna genomföras även när ett underlag är ofullständigt. Om ni väljer att tillåta detta flyttas avtalets debiteringsdatum fram som vanligt, samtidigt som inga belopp med felaktiga mätvärden skickas ut. Det innebär att ni slipper att debiteringsflödet stannar upp, och kan istället hantera avvikelser i lugn och ro – utan att resten av debiteringen påverkas.

Intelligent matchning av okända inbetalningar med hjälp av machine learning

Manuell hantering av okända betalningar är tidskrävande och tar onödig administrationstid. Fast2 kan nu använda machine learning för att föreslå vilken avi en okänd inbetalning sannolikt hör till, baserat på bland annat avsändare och adressuppgifter. Användaren får ett tydligt förslag som kan godkännas eller avvisas innan placering sker.

Direktintegration till Nordea för betaluppdrag

För organisationer som arbetar med Nordea finns nu stöd för bankens HMAC-sigillering av betaluppdrag. Det gör det möjligt att skicka betalningar direkt till Nordea, istället för via Bankgirot.

Tydligare kravhantering med ny typangivelse

I kravfilerna kan Fast2 nu ange en särskild kravtyp, så att inkassobolaget kan skilja på exempelvis påminnelser och inkassokrav på ett lättare sätt. Typen styrs av vald kravcykel och händelse i systemet.

2 Uthyrning och marknad

Automatiska meddelanden till nya hyresgäster vid import från bostadsförmedling

När ni importerar avtal från exempelvis Stockholms stads bostadsförmedling kan Fast2 automatiskt skicka ett välkomst- eller informationsmeddelande till den nya hyresgästen. Meddelandet bygger på en redigerbar e-postmall där ni själva styr innehåll och vilka variabler som ska inkluderas. Ni kan även styra vilka urvalsregler som gäller för utskicket och om medsökande ska nås av samma information, samt välja mellan e-post och sms. Det ger ett professionellt och konsekvent första intryck, utan att era medarbetare behöver lägga tid på manuella utskick.

Automatisk klarmarkering till bostadsförmedlingen när avtal aktiveras

När ett avtal signeras – oavsett om det sker digitalt via webben eller aktiveras direkt i applikationen – kan Fast2 nu automatiskt skicka en klarmarkering tillbaka till bostadsförmedlingen. Därmed försvinner behovet av att uppdatera status i flera system, vilket minskar risken för fel, frigör tid och säkerställer att ert bestånd visas korrekt i alla externa kanaler.

Mer korrekt publicering med hantering av objekttyp och halvrum

Vid publicering till bostadsförmedlingen kan Fast2 nu tolka objekttypen mer nyanserat, inklusive hantering av halvrum. Systemet analyserar först objekttypen för att bestämma antal rum, och om den inte kan tolkas används en övergripande objekttyp. Resultatet är en publicering som bättre stämmer överens med hur lägenheten faktiskt ser ut, vilket ger tydligare annonser och en mer rättvisande bild för bostadssökande.

Differentierade kravnivåer per objekttyp vid intresseanmälan

Alla objekt i beståndet har inte samma affärskritikalitet eller risknivå. Fast2 gör det nu möjligt att styra hur många inkassokrav en sökande får ha, beroende på vilken typ av objekt intresseanmälan gäller. Ni kan till exempel ställa striktare krav för bostäder än för parkeringar och sätta nivåer på både kategori och övergripande objekttyp. Det ger bättre kontroll över vilka sökande som kan lämna intresse för olika objekt, och skapar en mer riskmedveten uthyrningsprocess.

Tydligare visningsinformation till Boplats vid intern omflyttning

I integrationen mot Boplats finns nu stöd för att skicka standardvärden i fälten “visas av”. Det betyder att kontakt- eller visningsinformation kan flöda automatiskt från Fast2 till annonser vid omflyttningspublicering. För den som söker bostad blir det tydligt vem de ska vända sig till, och för er minskar antalet manuella korrigeringar och kompletteringar i externa system.

3 Förvaltning

Individuella inloggningar genom ny personnummerhantering för resurser

I registervården för resurser finns nu en separat flik för personnummer. Genom att koppla personnummer till en resurs kan ni stödja individuella inloggningar även i scenarier där flera personer är knutna till samma företagsresurs. Det ger en bättre spårbarhet kring vem som gjort vad i systemet, och skapar en säkrare och mer flexibel åtkomsthantering – särskilt när externa entreprenörer är involverade.

Automatiskt avslut av kundvårdsärenden enligt era regler

Kundvårdsärenden tenderar att bli många och långlivade om de inte avslutas strukturerat. Med den nya funktionen kan ni styra via parametrar vilka ärenden som ska massavslutas automatiskt via ett bakgrundsjobb. Ni kan exempelvis använda ärendekategori och checkpunkter som villkor. På så sätt hålls ärendebilden aktuell, handläggarna slipper manuellt uppstädningsarbete och ledningen får en mer rättvisande bild av faktiskt öppna ärenden.

Entreprenörsportal med eget admingränssnitt i nya klientens externa instans

För entreprenörer som arbetar i den externa instansen av nya klienten finns nu ett eget admingränssnitt. Där kan de administrera individuella inloggningar kopplade till samma företagsresurs – utan att ni behöver skapa separata resurser för varje person. Det gör det enklare att skala upp samarbeten med entreprenörer, samtidigt som ni bibehåller struktur, säkerhet och spårbarhet i era arbetsflöden.

Förbättrat besiktningsflöde vid radering av nedladdning

I besiktningsmodulen har logiken kring status vid radering av nedladdning på mobil enhet förbättrats. När en besiktning pågår mobilt och besiktningsmannen väljer att radera nedladdningen, uppdateras statusen nu automatiskt tillbaka till oplanerad eller planerad. Det minskar risken för att besiktningar fastnar i ett felaktigt läge och ger en mer robust process när flera enheter eller användare är inblandade.

“Kopplade dokument” – åtkomst till historik i entreprenörernas arbetsorder

I nya klientens externa instans kan entreprenörer nu se dokument som är kopplade till tidigare arbetsorder, till exempel protokoll från tidigare driftåtgärder. Vilka händelsetyper som ska visas styrs av konfigurationen, och dokumenten knyts ihop utifrån bland annat arbetsordertyp, objektsnummer, utrymme, enhet och utförare. Det ger tekniker och entreprenörer ett bättre underlag direkt i arbetsordern, vilket gör det lättare att förstå historik och fatta rätt beslut på plats.

Standardiserade arbetsorder med förinställt gå-in-värde

Ni kan nu ange ett standardvärde för arbetsorders gå-in-värde på nyss skapade arbetsorder, även i scenarier där användaren inte själv kan sätta värdet manuellt. Det leder till mer enhetlig ekonomisk hantering, mindre risk för felaktiga eller saknade värden och enklare uppföljning av kostnader och intäkter per åtgärd.

Tidsäkra bokningar med utökade SMS-bekräftelser

Vid planering och ombokning av tider är tydlig kommunikation avgörande. Fast2 kan nu skicka SMS-bekräftelser inte bara när en tid bokas, utan även när datum eller klockslag ändras. Meddelandet skapas automatiskt kort efter att tiden planerats eller justerats, vilket ger hyresgäster och brukare kontinuerlig information och minskar antalet missade besök, frågor och ombokningar via telefon.

Nästa steg – vill du se hur det fungerar i praktiken?

Vill du veta hur de nya funktionerna kan anpassas till just er organisation och ert affärssystem? Hör av dig till din kontaktperson för Fast2-produkten, boka en genomgång med vårt team. Vi visar gärna hur ni kan använda nyheterna i version 15 för att effektivisera processer, stärka kontrollen och skapa ännu bättre service till era hyresgäster.