Uppdrag: Signalisten

Fakta om projektet

Utmaning:

• Bristfällig kontroll på ytor och utrymmen.
• Bristfällig kontroll på analoga och digitala ritningsarkiv.
• Bristfälliga rutiner för överlämning mellan projekt och förvaltning.

Lösning:

• Införande av ett enhetligt ritningsarkiv som driftas genom ajourhållningstjänsten FM Services
• Genom skanning har man gjort samtliga ritningar digitala
• CAD-manual för konsulter och arkitekter som anger hur leveranser av ritningar ska göras
• Interna rutiner kring hantering av material som produceras i projekt
• Projektportal där samtliga projekt som levereras till Signalisten tas emot
• Modellering av ritningar för att få koll på utrymmen

Fördelar:

• Fått ordning och reda och bra kontroll över samtliga ritningar i ett gemensamt digitalt ritningsarkiv
• Gjort information lättillgänglig och sökbar
• Fått ökad kontroll på areor och utrymmen så att man kan handla upp tjänster på ett bättre sätt.

Bristfällig kontroll på utrymmen och sitt analoga och digitala ritningsarkiv plus bristfälliga rutiner för överlämning mellan projekt och förvaltning hos Signalisten, Solna stads allmännyttiga bostadsstiftelse som äger mer än 3900 lägenheter och nästan 200 verksamhetslokaler i fastigheter runt om i Solna, gjorde att man kunde identifiera ett flertal förbättringsmöjligheter för att kunna arbeta mer effektivt.

-Vi beslöt att ta hjälp av en partner som har all den kunskap som vi själva inte besitter. I vårt fall valde vi SWG som rådgivande och verkställande partner, något vi är mycket nöjda med, säger Kennet Blixt, inköpsansvarig och projektledare för att skapa bättre ordning och rutiner för hur Signalisten ska hantera alla sina ritningar.

Bristen på kontroll kunde bland annat visa sig vid renovering av fastigheter då man ställt krav att arkitekter och konsulter skulle leverera ritningar i pappers- och digitalt format. Vid leverans sattes pappersritningar in i pärmar och USB-stickan med de digitala ritningarna hamnade oftast i någons byrålåda. Detta vad förstås inte hållbart eftersom det var svårt att hålla koll på ritningarna och veta vilken som var den senaste ritningen.

Ett gemensamt digitalt arkiv

Signalisten tog i samråd med SWG ett antal beslut; företagets egna digitala ritningsarkiv med dwg-filer lades ner och flyttades över till SWGs digitala modell- och ritningssystem där man både kan arkivera och titta på ritningar. Samtliga pappersritningar gjordes digitala via skanning, vissa kvalitetsförbättrades, för att sedan läggas in i det nya enhetliga digitala arkivet som driftas av SWGs tjänst FM Services.

En CAD-manual för konsulter och arkitekter skapades där man tydligt anger hur, var och i vilket format ritningar och modeller ska levereras och man gjorde interna rutiner för hur man tar hand om allt material som produceras i projekt och satte upp en projektportal där samtliga projekt som levereras till Signalisten tas emot.

Få koll på ytor och utrymmen

Dessutom påbörjades ett projekt med att modellera ritningarna dvs lägga in ytor och objekt i ritningsmodellen.

-Tidigare hade vi dålig koll på våra ytor och utrymmen och ingen visste exakt hur många kvm ytor vi hade. Men i och med modelleringen får vi koll på detta vilket vi kommer att ha stor nytta av vid upphandling och avrop av tjänster som till exempel hyregäststyrt lägenhetsunderhåll (HLU) och städning genom att grafiskt kunna presentera detta. Dessutom blir det ett rejält lyft när all information är sökbar och tillgänglig i systemen, påpekar Kennet Blixt.

Ytterligare information som Signalisten har valt föra på på sina utrymmen är areaklasser (BOA, BIA och ÖVA inkl. separation av LOA enl. Signalistens interna regler) samt placering och utbredning av skyddsrum och uthyrbara lokaler och förråd. Nästa steg är att göra klart objektifieringsprojektet, sätta upp interna rutiner för hur man arbetar i och mellan projekt och inte minst utbilda all personal så att de kan använda alla företagets stödsystem.

Exempel på vilken verksamhetsnytta man kan få när man som Signalisten modellerar ritningar för att få koll på ytor och utrymmen. Här får man en tydlig översikt över antalet WC och duschar på ett plan samt total area.