Uppdrag: Huddinge Samhällsfastigheter

AI som frigör tid och kunskap – Huddinge Samhällsfastigheter testar Ilean för smartare drift

Huddinge Samhällsfastigheter tar ett viktigt steg mot digitalisering genom att testa den AI-baserade plattformen Ilean. Pilotprojektet visar hur generativ AI kan göra dokumentation mer tillgänglig, minska administration och skapa bättre förutsättningar för kunskapsöverföring.

Bakgrund

Traditionellt har drift- och underhållsdokumentation varit svåråtkomlig och tidskrävande att hantera. Den har inneburit hög administrativ belastning och begränsad kunskapsöverföring mellan projekt och drift. När information inte är lätt att hitta skapas frustration och ineffektivitet.

För att möta dessa utmaningar initierade Huddinge Samhällsfastigheter ett pilotprojekt med Ilean – en AI-baserad plattform som gör det möjligt att söka i intern dokumentation och få tydliga, lättlästa svar. Lösningen fungerar som en chattbot som endast hämtar information från uppladdade dokument, vilket garanterar säkerhet och relevans. Dessutom kan användarna bidra med egna lösningsförslag, vilket skapar en levande kunskapsbank och stärker kompetensöverföringen inom organisationen.

Pilotprojektet

Testet genomfördes på en förskola. Deltagarna fick inloggningsuppgifter, en enkel lathund och exempel på frågor att ställa till systemet. De uppmuntrades även att testa egna frågor och skicka in saknad dokumentation för att förbättra svarskvaliteten. Feedback samlades in via enkäter och direktkontakt med projektansvariga.

Resultat och kundnytta

I pilotprojektet, där Ilean användes, kunde Huddinge Samhällsfastigheter konstatera att det går att göra dokumentation sökbar och tillgänglig oavsett plats, vilket sparar tid och minskar administrationen. Potentiellt kan det ge snabbare onboarding av nya medarbetare och minska tiden för hantering av supportärenden. Plattformen skapar också bättre förutsättningar för kunskapsöverföring och lägger grunden för framtida digitalisering. Dessutom finns möjlighet att integrera Ilean med fastighetssystem, som till exempel Fast2, och på så sätt tillgängliggöra relevant dokumentation för både inomhus- och utomhusmiljöer.

Vill du veta mer om hur du kan få dokumentation mer tillgänglig, minska administration och skapa bättre förutsättningar för kunskapsöverföring?
Kontakta oss så berättar vi mer och hur vi kan stötta ditt projekt.