Hallå Marcus Jerkeborg: många fastighetsägare vill digitalisera mer. Var tycker du att de ska börja?
– Det kanske låter oväntat, men ofta ska man börja med det man redan har.
Många organisationer sitter på stora mängder värdefull information om sina byggnader. Problemet är sällan att informationen saknas. Problemet är att den är utspridd, svår att hitta eller inte alltid går att lita på.
Ritningar finns i ett arkiv, dokumentation i mappar, fastighetsdata i olika system och viktig kunskap hos enskilda medarbetare. Resultatet blir att mycket tid går åt till att leta efter information i stället för att använda den.
Så digitalisering handlar inte i första hand om ny teknik?
– Nej, inte nödvändigtvis. Många letar efter nästa system när värdet egentligen finns i den information de redan har. Om medarbetarna inte enkelt kan hitta, lita på och använda informationen spelar det mindre roll hur många nya verktyg man inför.
Digitalisering handlar i grunden om att skapa förutsättningar för bättre beslut och effektivare arbetssätt. Då behöver man först säkerställa att informationen är tillgänglig och användbar. När den grunden är på plats kommer kostnadsbesparingarna ofta nästan som ett brev på posten.
Många pratar om digitala tvillingar och BIM. Är det fel fokus?
– Nej inte alls. Det är viktiga och spännande områden som kan skapa stora värden. Men det finns en vanlig missuppfattning om att digitalisering måste börja där. I verkligheten börjar många framgångsrika digitaliseringsresor med något betydligt enklare: att skapa ordning, struktur och tillgängliggöra den information som redan finns.
När ritningar, byggnadsinformation, utrymmen och dokumentation samlas på en gemensam plats får organisationen en informationsgrund som alla kan arbeta utifrån. Det blir också betydligt enklare att senare bygga vidare med BIM, digitala tvillingar, integrationer och AI-stöd.
Den lägsta tröskeln till digitalisering är sällan ny teknik. Det handlar om att göra befintlig information tillgänglig och användbar. När man lyckas med det blir alla kommande digitaliseringsinitiativ både enklare och mer värdefulla.
Var ska man börja rent praktiskt?
– Börja där ni står idag. Alla fastighetsägare har olika förutsättningar. Vissa har moderna BIM-modeller och välstrukturerad data. Andra har ritningar och dokumentation utspridda i olika arkiv och system.
Det viktiga är inte var man börjar, utan att man börjar.
De största framgångarna kommer ofta när digitaliseringen anpassas efter verksamhetens mognad och behov. För vissa innebär det att digitalisera och strukturera ritningar. För andra kan nästa steg vara att koppla samman flera informationskällor eller börja arbeta mer aktivt med BIM och digitala tvillingar.
Vad vinner man på att få ordning på informationen?
– Egentligen allt. Oavsett om målet är effektivare förvaltning, bättre service, lägre kostnader eller ökad hållbarhet börjar det med tillgång till rätt information. När fastighetsinformation blir sökbar, tillgänglig och tillförlitlig blir det enklare att fatta beslut, planera åtgärder och utveckla verksamheten. Det är där den verkliga digitaliseringsresan börjar.
Om du skulle sammanfatta dina viktigaste råd?
– Låt er inte stressas av alla nya tekniska möjligheter. Börja med att ställa frågan: Har vi kontroll på vår byggnadsinformation? Om svaret är nej är det ofta där den största potentialen finns. När informationen blir samlad, kvalitetssäkrad och lätt att hitta skapar ni en grund som gör alla framtida investeringar smartare och mer värdefulla.
Om man vill veta mer, vad gör man då?
– Då är du förstås alltid välkommen att höra av dig till oss på SWG, så tar vi en diskussion om hur det ser ut på ditt företag idag. Därefter gör vi en förstudie och kartlägger hur ni arbetar för att sedan presentera konkreta förslag på vilken ambitionsnivå och vilka vägval som bör göras. Vi har lång och djup erfarenhet i ämnet och flera referenser på fastighetsägare och FM-företag som har gjort eller håller på att göra samma resa.
Kontakta gärna någon av våra rådgivare eller mig, Marcus Jerkeborg: 0736-221515 | marcusjerkeborg@swg.com.
Fakta: Information först, system sedan
För många fastighetsägare handlar nästa steg i digitaliseringsresan inte om ett nytt system utan om att struktur i den information som redan finns. När ritningar, dokumentation och fastighetsdata samlas och görs sökbara blir det enklare att fatta beslut, effektivisera arbetssätt och lägga grunden för fortsatt digital utveckling.
Geminus Base (tidigare FM Access) används av många organisationer just för att samla, strukturera och tillgängliggöra byggnadsinformation på ett ställe, oavsett var i digitaliseringsresan man befinner sig.