Sweden
Vi har stort fokus på att ständig vidareutveckla och förbättra Faciliate IWMS. Många nyheter tillkommer kontinuerligt efter kunders önskemål och beställningar. Här kan du läsa ett urval av de nyheter och funktioner som har släppts under det senaste året. Vissa ingår i de kontinuerliga uppdateringarna, andra kräver separata licenser.
Inom kort släpps även två nya soft-FM-moduler för transporter och lokalvård.
Generellt
Formulärmenyn
Några mindre justeringar har gjorts inom formulärmenyn för att göra användandet enklare.
- Urval – gör samma sak som att klicka på kikaren
- Uppdatera – som laddar om formulär/huvudlista har kopierats ut till egen knapp
- Formuläret som presenterar resultat vid en s.k. global sökning behåller de sökord som skrivits in. Sökfältet i formulärmenyn töms på innehåll och lämnar plats för nästa sökning.
Globalt giltighetsdatum
Ny inställning på systemnivå som ger möjlighet att alla register med stöd för giltighetsdatum visar innehåll utifrån samma urval.
Efter att inställningen aktiverats och systemet startats om blir en ny sektion synlig i formulärmenyn:
I listrutan finns alternativen:
Giltighetsdatum i formulär har kompletterats med ett nytt val för att stödja den globala hanteringen:
Om egna urval finns sparade för formulär i arbetsytor kommer dessa att prioriteras över den globala nivån.
Widget Meddelanden
Funktionen med Meddelanden från systemansvariga till användare har fått sig ett ansiktslyft genom att tillhörande widget nu kan återge textinnehåll i RTF-format.
Glömt lösenord
Nu finns en finess inom Faciliate som kan ta hand om glömda lösenord på ett smidigt sätt. Ett antal nya inställningar behöver sättas för aktivering – sök på ordet ”glömt” bland systeminställningarna:
Efter aktivering möts användare av en ny länk i inloggningsrutan där du klickar på “Glömt lösenord”. Detta genererar ett e-postmeddelande till användaren (OBS! användaren måste vara kopplad till en Person med giltig e-postadress) och du får ge ett nytt lösenord. OBS! Funktionen kräver utöver inställningarna att ni har en fungerande Weblord-miljö.
Kontakta vid behov Service Works Global för hjälp med uppsättning.
Fastighetsdatabas
Ny funktion för Taxering
I Faciliate finns nu stöd för att hantera taxeringsenheter i enlighet med skatteverkets regler. Den nya taxeringsenhetsvyn skapar bra förutsättningar för att stämma av taxeringsbeslutet från skatteverket.
I modulen finns funktionalitet att koppla värderingsenheterna som finns i taxeringsbeslutet till rätt taxeringsenhet. Taxeringsenheten kan i sin tur bestå av en eller flera juridiska fastigheter. På värderingsenheterna kan man dessutom ange till vilket byggnadsverk av typen byggnad eller mark som värderingsenheten tillhör.
Det finns även stöd för alla skatteverkets typkoder med tillhörande skattesats. Om beräkning av fastighetsskatt via typkod och värderingsenhetstyp inte räcker till så finns även möjlighet att göra egna beräkningsunderlag som sedan kan användas generellt. Undantagen kan till exempel vara beräkning av kommunal fastighetsavgift eller lägenhetsavgift. Det finns även ett antal rapporter som stödjer framtagande av underlag för inkomstdeklarationer. Baserat på den framräknade fastighetsskatten så finns det även ny funktionalitet i hyresmodulen som gör det möjligt att fördela fastighetsskatt/fastighetsavgift med dess riktiga värde till de hyresgäster som skall belastas.
Register för taxeringshantering i Faciliate hittas under Fastighetsdatabas/Taxering.
Kontakta Service Works Global för mer information om ni har behov av att använda funktionen.
Miljö
Ny funktionalitet som ger möjlighet att utifrån ett miljöperspektiv sammanställa och redovisa förbrukning, avfallsmängder, utsläpp samt miljöbelastning utifrån valfri tidsperiod.
För att stödja detta har vi inom menyn till Fastighetsdatabasen lagt till sektionen Miljö:
Resultat och status kan enkelt följas genom en ny widget – Miljöfaktorer.
Exempel:
Läs mer om funktionerna och ta del av vår webbvisning i ämnet.
Installationsdatabas
Nytt fält Klass
Nu finns ett nytt fält för att kunna ange nivå på installationen genom en klassning med begreppen System eller Komponent.
Funktionen har ett regelverk kopplat till sig som gör att:
- System kan bara väljas för toppnivåer på installationer.
- Komponent kan väljas för toppnivåer eller undernivåer på installationer.
- Ingen är defaultvärde för befintliga och nya installationer.
För att kunna hantera detta inom olika moduler där installationer används har vi lagt till fält för “Installation (System)” och “Installation (Komponent)”. Berörda register är Mätare, Avtal, Rutin, PU-åtgärder och Arbetsorder.
Kontakta Service Works Global för hjälp med att lägga till fält i önskade formulär.
Energi
Måluppföljning
Inom Fastighetsdatabasen finns registret Måluppföljning under menysektionen Miljö. Med hjälp av detta får vi avancerade möjligheter att sätta upp mål inom Faciliate. För att effektivt kunna följa utfall och mäta dessa emot uppsatta mål har vår standardrapport för energi ”Förbrukningsrapport” och funktionen ”Förbrukningsanalys” kompletterats med stöd emot måluppföljningen. I rapporten återfinns två nya parametrar där man kan välja önskad måluppföljning och referensår.
Inom Förbrukningsanalys har motsvarande funktionalitet lagts till genom två nya fält.
Resultat presenteras i bägge fall enkelt och tydligt med hjälp av diagram.
Kontakta gärna SWG för hjälp med uppsättning.
Användning av tariffer
Funktion för att beräkna ett generellt rörligt pris utifrån övergripande fakturor eller prismodell. Det rörliga priset kommer att innehålla de fasta och rörliga kostnaderna från en övergripande nivå.
Med hjälp av detta beräknade rörliga pris kan man sprida den totala kostnaden till interna eller externa hyresgäster. Detta görs genom att man kopplar detta rörliga pris till kundmätare.
Funktionen är kopplad till hjälpregistret Prislista energi där en ny flik ”Tariffinformation” tillkommit.
Exempel på funktioner för att beräkna det generella rörliga priset
- Fjärrvärme
[En fakturas samtliga kostnader för en period] / [Redovisad förbrukning för perioden på fakturan] - El
[Flera fakturors samtliga kostnader för en period] / [Redovisad förbrukning för perioden från en av fakturorna] - Kallvatten
([Summan av årliga fasta avgifter för huvudmätare] + [Leverantörens rörliga pris] * [summan av beräknade årsförbrukningar per huvudmätare]) / [summan av beräknade årsförbrukningar för huvudmätare]
Kontakta SWG för mer information om ni har behov av att använda funktionen.
Installationsdatabasen
Förenklad besiktning
För att kunna hantera besiktningar enklare som eventuellt utförs av extern part har vi lagt till en möjlighet att genom en bockruta markera en installation med ”Förenklad besiktning”.
En ny flik har tillkommit inom formuläret ”Installation” innehållande nya fält som på ett förenklat sätt hanterar uppgifter som dels liknar de som finns inom modulen Tillsyn och skötsel, till exempel Kontrolltyp, intervall, Arbetsgrupp och Leverantör, och dels presenterar resultat samt status per besiktning.
Även om funktionen är aktiverad så går det att kombinera förenklade besiktningar med de ordinarie i form av arbetsorder som skapas via modulen Tillsyn och skötsel. Dock kommer de förenklade, om bägge används, att vara de som visas i dialogen och widgeten ”Besiktningsstatus”.
Funktionen kräver separat licens. Kontakta SWG för uppgift om pris och hjälp med uppsättning.
Modeller & ritningar
Legendfilter för hyreskontrakt
Legendfiltret för visning på ritning inom hyra har utökats med ett antal inställningar för att kunna presentera egenskaper från hyreskontrakt så som kontraktsnummer, hyresgäst, datum från och till samt summerad rumsarea. Funktionen kräver uppsättning av inställningarna:
- Legenddefinition för uthyrt hyreskontrakt i ritningsviewern
- Legenddefinition för inhyrt hyreskontrakt i ritningsviewern
Kontakta SWG för hjälp med uppsättning.
Fasta färger på rum
Ny inställning som gör att fasta färger kan kopplas till visningen av egenskaper på rum inom ritningsviewern. Effekten blir en ökad tydlighet vid användandet.
Systeminställningen återfinns med namnet ”Egna legendfärger för specifika rum-fältvärden i generella ritningskommandot från ritningsviewern.
Hantera valda rum och skapa/ändra lokal och bostad
Stöd har nu lagts till för att effektivare kunna hantera rum, lokaler och bostäder via Faciliate. Markera rum på ritning och välj något av menyalternativen för att skapa hyres- eller städkontrakt, ange städområde eller ändra/byta omfattning på lokal och bostad.
Inom registren Rum, Lokal och Bostad har formulärmenyns val Övrigt utökats med ”Hantera valda” vilket gör att man kommer åt dialogen för uppdateringar enligt ovan utan att behöva gå via ritning.
Utöver detta finns nu också stödet att visa omfattning av lokal och bostad på ritning då dessa markeras i respektive register.
Konst
Nytt inom inventering och fält
Funktionerna med inventering av konst har kompletterats med att kunna lägga till eller ta bort konstverk inom skapade inventeringar.
Även en enklare variant av gruppförändring har tillkommit där användaren guidas genom en wizard. Funktionen finns under formulärmenyns Övrigt.
Modulen har även kompletterats med en serie nya fält. Till exempel Inköpsdatum, Inköpare samt Framställningsdatum för att ge registret ytterligare möjligheter.
Kontakta SWG för mer information om tillgängliga fält och hjälp med eventuell formulärdesign.
Paketerade tjänster
Ny widget för kontroll på aktiviteter
Ny widget “Aktiviteter – inväntar åtgärd från inloggad användare” som visar aktiviteter som väntar på någon åtgärd, till exempel godkännande. Detta gör att vi tar ett steg vidare genom att den enskilda användare nu kan hålla koll på sina rollbaserade sysslor som skapats från tjänsteflöden inom Faciliate.
Inom widgeten finns möjlighet till generellt urval samt en inställning där man väljer att visa “Alla” aktivitetstyper eller endast aktiviteter av typen “Godkännande, Beslut” (defaultvärdet).
Kolumnen “Aktivitet försenad” visar tidpunkten då aktiviteten (utifrån systeminställningar) bedöms vara försenad.
Genom att dubbelklicka på en rad öppnas posten i tillhörande formulär för snabb och enkel hantering. Widgeten hittar du inom Dashboard-menyn > Lägg till > Ärendehantering
Arbetsorder
SMS kvittenser
Ny funktion som gör det möjligt att skicka kvittenser via SMS på motsvarande sätt som för E-post. Stöd finns inom Arbetsorder för kvittensnivåerna Registrerad, Statusändrad och Klar.
Möjlighet finns att styra kvittenstyp på Person och Kund.
Ett nytt register ”SMS-notifiering”, liknande ”Meddelandekö” som finns för E-post, finns för att hantera SMS-notifieringarna och dess status.
Ett nytt batchjobb och ett antal nya inställningar har tillkommit för detta med bland annat val av SMS-leverantör och utformning av kvittenserna. Sök på ordet ”sms” i dialogrutan för systeminställningar.
Microfeedback
Funktionen ger era kunder möjlighet återkoppla hur nöjda de är med era tjänster. Detta sker genom klickbara bilder som följer med i de e-postkvittenser som skapas.
Om beställaren klickar på ”Lämna en kommentar” öppnas en webbsida med ett formulär där man kan ge ett omdöme och ev skriva kommentar. Resultaten sparas i nya fält inom Arbetsorder och kan läggas till som kolumner i huvudlistan och användas i rapporter. Fältens namn:
För att göra funktionen tillgänglig behöver ett antal inställningar sättas. Sök på ”feedback” i formuläret för systeminställningar. Bland dessa finns bland annat möjligheter att anpassa:
- bilder som ska användas
- standardtexter
- hur utförare av arbetsorder ska få återkoppling
- om kommentar ska vara möjlig att ge eller bara betyg
Funktionen kräver utöver inställningarna att ni har en fungerande Weblord-miljö. Kontakta vid behov SWG för hjälp med uppsättning.
Webtjänst för felanmälan
Ny insticksmodul inom Arbetsorder som gör det möjligt skapa felanmälan i en mobil via webben emot olika objekt till exempel installationer, byggnader eller rum. Gränssnittet för användaren som gör felanmälan är avskalat med fokus på enkelhet och snabbhet.
Vid registrering skapas en arbetsorder i Faciliate för vidare hantering.
Insticksmodulen kräver separat licens. Kontakta SWG för uppgift om pris och hjälp med uppsättning.
Hyra
Fastighetsägarnas mallar
Vi har utökat stödet med ytterligare ett antal kontraktsmallar i vår integration emot Fastighetsägarna. Följande har lagts till:
- 99 Grön bilaga till lokalhyresavtal
- 3A Indexklausul för bilplatsavtal
- 2 Hyreskontrakt för enklare lokal
- 102 Gränsdragningslista för lokal fördelning av underhåll och utbytesansvar
- 84 Hyreskontrakt för restauranglokal
- 87 Besiktnings- och åtgärdsprotokoll för lokal
- 88 Avfallsklausul för lokal
- 74 Ansökan om lägenhetsbyte
- 76 Ansökan om andrahandsuthyrning
Kontakta Service Works Global för prisuppgift.
Fastighetsskatt
Ny möjlighet på hyreskontrakt att ange tilläggstjänst för fastighetsskatt där andel kan beräknas fram och kostnaden hämtas från registrerad skatt från värderingsenheter (Taxeringsenhet, Fastighet, Byggnad, 3D-Plan, Mark eller Anläggning).
Inställning “Tilläggstjänster som är av typ fastighetsskatt” och “Standardtjänst att använda vid val av tilläggstjänst av typ fastighetsskatt” finns för att ange tjänster för fastighetsskatt.
Fastighet och Byggnad kan kopplas till tjänsten om tjänsten är av typ fastighetsskatt. Denna information används för att kunna föreslå kostnad och andel på tilläggstjänsten via menyval under formulärmenyn Övrigt.
Tjänsten kan sättas så att beräkning av andel sker utifrån byggnad eller fastighet. Alternativt kan ett fast belopp anges för byggnad eller fastighet.
Exempel från kostnadsrad på Hyra:
För att enkelt kunna överblicka resultatet har en ny rapport tagits fram ”Översikt fastighetsskatt hyreskontrakt (Excel)”. Denna finns som standard i Rapportcenter eller via formulärmenyn Övrigt > Utskrift > Rapporter.
Kontroll fysisk omfattning
Ny funktion som medför att en kontroll av att en fysisk omfattning finns knuten till ett hyreskontrakt innan det går att skriva under.
Funktionen styrs via två nya inställningar som tar hand om vilka kontraktsklasser som ska beröras.
Tillsyn & Skötsel
Planeringskalender
Rapporten som finns kopplad till Planeringskalendern har nu fått samma färgsättning som innehållet man ser i programmet. Detta gör att man nu kan skriva ut och överblicka status i en Excel-fil.
Nytt inom kalendern är också att man kan flytta på eller ta bort rutiner som ligger planerade emot ett fast veckoschema. Värt att notera är att förändringar emot fasta scheman endast kan göras permanent.
Generera Rutin
En förbättring har gjorts inom den wizard som finns för att generera Rutiner och Ronder. Det går nu att enkelt göra urval emot installationer som saknar koppling emot aktiv Åtgärd på Rutin.
Funktionen finns i registret Rutin under formulärmenyns Övrigt > Generera rutiner och ronder.
Avtal & garantier
Kategorier
Två nya fält, Ramavtalskategori och Ramavtalsunderkategori, med kopplade hjälpregister har lagts till i registret för Avtal. Bägge fält kan läggas till i huvudlistan.
Exempel:
Syftet med fälten är att kunna skapa en hierarkisk struktur inom en lista med de avtal som förvaltas.
Kontakta Service Works Global för hjälp med formulärdesignen.
Ny hantering av förlängning
Modulen har kompletterats med ett nytt fält där ett maxdatum kan anges. Datumet fungerar som en gräns emot ett avtals slutdatum. Det går inte att förlänga bortom detta datum utan förlängningen sker bara fram till och med maxdatumet.
Exempel vid förlängning:
Kontakta Service Works Global för hjälp med formulärdesignen.
Planerat underhåll
Automatisk prioritet
Ny funktion som gör att värde för prioritet på Åtgärd sätts per automatik via resultatet från en bedömning av tillstånd och konsekvens. Bedömningen kan följa med från en installation eller sättas direkt på åtgärden vid skapandet.
För att stödja modellen har ett nytt hjälpregister tillkommit inom modulen som matchar ihop värden på tillstånd/konsekvens med prioritet.
Exempel, hjälpregister
Exempel, del av formulär Åtgärd
Kontakta Service Works Global för hjälp med uppsättning.
Hjälpregister Beslutstyp
Nytt register för att inom Projektstyr kunna registrera Beslutstyper.
Exempel:
Informationen används av en ny widget och rapport som sammanställer och presenterar innehållet från Planerat underhåll, Projekt och Beställningar. Både widgeten och rapporten hittas i systemet under namnet Åtgärdsplan.
Exempel:
Widget (i expanderad storlek)
Excel-rapport
Kontakta Service Works Global för hjälp med uppsättning.