Hur får man ett effektivt systemstöd för att planera och följa upp sitt underhåll?

Hallå Mats Broman, nordenansvarig för SWGs experter på Efficient Facility. Hur får man ett effektivt systemstöd för att planera och följa upp sitt underhåll?

-En av fastighetsägarens viktigaste uppgifter är att säkerställa god driftsäkerhet och tillgänglighet i de miljöer som människor vistas till en så låg kostnad som möjligt. Alla vet att med ett välplanerat och balanserat underhåll minskar man risken för oplanerade händelser, driftstörningar som kan påverka verksamheten som bedrivs i lokalen. Och oftast kostar akuta åtgärder mer än de som planeras. Balansen mellan det avhjälpande och det förebyggande underhållet är ofta svår och kräver att man arbetar systematiskt.

Arbeta systematiskt, hur menar du då?

-En förutsättning för att arbeta med det förebyggande och långsiktiga underhållet är att man har kontroll på alla de utrymmen, byggdelar och installationer som skall underhållas. För att kunna fatta rätt beslut kring vad som skall bytas ut, eller genomgå en större renovering, krävs det att man har relevant data. Min erfarenhet är att det krävs två olika processer för att få kontroll på detta. Den ena bygger på att man med hjälp av information, som finns relaterat till utrymmet, installationen eller byggdelen, kan fatta beslut om den ska bytas ut eller inte. Det vill säga man behöver inte göra okulära besiktningar.

Okej, kan du något exempel?

-Absolut. Tänk dig att man har behov av att byta ett flertal pumpar som är äldre än den bedömda tekniska livslängden. Rent ekonomiskt finns det inte utrymme för att byta alla pumpar samtidigt, utan man måste dela upp det på tre år. För att kunna göra en bedömning kring vilka pumpar som bör bytas först, för att minimera risken för driftstopp, måste man analysera pumparnas historia. Om konsekvensen av ett driftstopp är lika för alla pumpar så är det sannolikheten som avgör hur man prioriterar. För att kunna fatta rätt beslut så krävs det att man har tillgång till relevant information om pumparna som t ex har det varit mer avhjälpande underhåll på någon av pumparna? Vilka pumpar har flest drifttimmar på sig? Har någon av pumparna genomgått en renovering etc? Denna typ av process bygger på att man har ordning på sitt data för att kunna fatta rätt beslut.

Och den andra typen av systematisk process – hur ser den ut?

-Den andra processen är av okulär karaktär, dvs man besiktigar tillståndet för det aktuella utrymmet, byggdelen eller installationen. De okulära besiktningarna handlar oftast om utrymmen och byggdelar. Ur ett fastighetsägarperspektiv så är det givetvis byggnadens klimatskal (fasader, tak, fönster, dörrar och portar) som är viktiga att hålla koll på eftersom t ex ett läckage kan innebära driftstopp och stora kostnader.

Och det inre underhållet?

-Även där gäller okulär besiktning. Om det inre underhållet är fastighetsägarens skyldighet är det givetvis viktigt att planera det eftersom det ofta har stor påverkan på hur nöjd kunden är med lokalen eller bostaden. Vilken underhållsstrategi man ska ha beror så klart på vilket typ av bestånd man förvaltar. En industri eller sjukhus har en annan underhållsstrategi än ett bostadsbestånd.

Vilket stöd finns det för att arbeta med dessa processer i SWGs IWMS-system Facilate?

-Det finns mycket bra stöd för det i IWMS-systemetIntegrated Workplace Management System*. På vår inspelade webbvisning Arbeta effektivt med underhållsplanering kan man se hur man både kan arbeta med att skapa underhållsåtgärder via utförda statusbedömningar på de olika installationerna och byggdelarna och hur man kan registrera åtgärder via en app eller direkt i formulär. Du ser även hur man arbetar med olika simuleringar och hur man skapar sin underhållsplan. Och hur man kan skapa underhållsprojekt och hur de kan följas upp  ekonomiskt.

Och om man vill veta mer?

-Då är du förstås alltid välkommen att höra av dig till oss på SWG, så tar vi en diskussion om hur det ser ut på ditt företag idag. Därefter gör vi en förstudie och kartlägger hur ni arbetar för att sedan presentera konkreta förslag på vilken ambitionsnivå och vilka vägval som bör göras. Vi har lång och djup erfarenhet i ämnet och flera referenser på fastighetsägare och FM-företag som har gjort eller håller på att göra samma resa.

Kontakta gärna Mats Broman: 076-825 76 40 | matsbroman@swg.com

 

*IWMS står för Integrated Workplace Management Systems och är en digital plattform för service- och fastighetsverksamhet och som integrerar funktioner från flera olika system. Det innebär att företag kan optimera sina processer så de kan leverera den bästa tänkbara upplevelsen till sina kunder genom att förenkla deras affärsprocesser och automatisera flöden till allt ifrån att underteckna kontrakt och hantera sitt underhåll till att optimera lokalanvändningen och uppfylla företagens hållbarhetsmål.