Sweden
Hallå Mats Broman, nordenansvarig för SWG:s experter på Efficient Facility, hur kan man effektivt överföra teknisk dokumentation från byggprojekt och hantera den i förvaltningens olika processer?
– En av fastighetsägarnas stora utmaningar i överlämningsprocessen från byggprojekt till förvaltning är att hantera all teknisk dokumentation som skapas i projektet. Det är oftast ett omfattande och tidskrävande arbete men otroligt viktigt för att den tekniska förvaltningen ska kunna hantera drift och underhåll av sina byggdelar, installationer och komponenter. För att underlätta överlämningen och öka tillgängligheten till information i organisationen kan man använda våra metodstöd. Då kan man på ett automatiserat sätt överföra teknisk dokumentation till förvaltningen olika processer utifrån uppsatt kravställning.
Hur ser metodstödet ut?
– Vi har vid ett flertal tillfällen beskrivit vår CDE-plattform när det gäller att samla in, strukturera och överföra byggnadsinformation från byggprojekt till förvaltningsskedet för att där nyttja informationen i Faciliate och FM Access. På samma sätt kan man effektivisera överlämningen av teknisk dokumentation.
Insamlingsverktyget är Interaxo där man redan i byggprojektet kan sätta upp mallar för hur dokument ska samlas in, struktureras och metadata-sättas för att därefter överföras till Congeria som är originalarkivet / dokumenthanteringssystemet för modeller, ritningar och teknisk dokumentation.
Från Congeria kan man sedan publicera dokumentationen i till både Faciliate och FM Access. I Faciliate kan man koppla dokumenten på olika nivåer från komponentnivå upp till förvaltningsobjektsnivå.
Man kan också sätta upp regelverk hur man vill att olika dokumenttyper skall tillgängliggöras i förvaltningens olika processer exempelvis i arbetsorder-, tillsyn- och skötsel- eller planerat underhållsprocessen.
I FM Access kan man samla all dokumentation på byggnadsnivå och enkelt söka efter dokument via metadata på dokumenten.
Och då sparar man tid och pengar?
-Ja precis. En av våra kunder har räknat ut att deras drifttekniker tillbringar närmare en timme om dagen för att leta efter information kopplat till de objekt som ska underhållas eller repareras. Innan de åker ut till byggnaden behöver man driftsinstruktionen och för att läsa instruktionen behöver man veta vilken modell och fabrikat det är på objektet som ska underhållas. Man letar på hemsidor eller i pärmar som kanske inte är uppdaterade.
Det är helt enkelt svårt att hålla denna information aktuell. Är man 10 personer i en driftsorganisation så går det åt ca åtta timmar per dag och 40 timmar per vecka för detta. Multiplicerar man det med 52 veckor för ett år blir det ganska mycket pengar som går åt för att bara leta.
Finns det mobila stöd?
-Absolut. All information finns tillgänglig i de mobila appar som finns för FM Access och Faciliate.
Hur ajourhåller man dokumentationen i den löpande förvaltningen?
– Ajourhållning av teknisk dokumentation uppdateras direkt i Congeria och sedan läses den över via api/publicering till Faciliate och FM Access.
Kommande funktionalitet i Faciliate är att den tekniska dokumentationen kommer att kunna uppdateras från Faciliate och sparas i originalarkivet Congeria. Om man till exempel byter ut en pump eller fläkt och behöver addera ny teknisk dokumentation med egenskapsdata på objekten så gör man det via drag and drop funktionaliteten i Faciliate. Dokumentationen sparas automatiskt i originalarkivet med det metadatset man angivit på i detta fall komponenten.
Vad gäller för teknisk dokumentation som finns i befintliga byggnader?
-Det finns olika sätt att hantera den tekniska dokumentationen som redan finns i organisationen.
Ett populärt sätt om man inte har tid och förmåga att gå igenom alla dokument och sätta metadata på dem är att man skannar de fysiska driftpärmarna. Den nu “digitala pärmen” tillgängliggörs på byggnadsnivå i Faciliate eller FM Access och man kan via innehållsförteckningen fritextsöka efter dokument i den inskannade pärmen.
Kan man få hjälp att hantera detta från SWG?
-Definitivt! Vi kan hjälpa till att sätta upp processer kring uppdatering av dokumentationen samt rutiner för inläggning av ny dokumentation som kommer digitalt från byggprojekt via Interaxo. Vi kan också hjälpa till med att samla ihop och strukturera teknisk dokumentation inför t ex skanning av driftpärmar för en byggnad.
Finns det möjlighet att se hur detta fungerar?
–Absolut. Jag rekommenderar att man deltar på vår inspelade webbvisning. Där presenterar vi hur man kan använda våra metodstöd för att på ett automatiserat sätt kravställa och överföra teknisk dokumentation till förvaltningen olika processer. Vi fokuserar även på hur man hanterar digitaliserad teknisk dokumentation för befintligt byggnader.
Och om man vill veta mer än så?
–Då är du förstås alltid välkommen att höra av dig till oss på SWG, så tar vi en diskussion om hur det ser ut på ditt företag idag. Därefter gör vi en förstudie och kartlägger hur ni arbetar för att sedan presentera konkreta förslag på vilken ambitionsnivå och vilka vägval som bör göras. Vi har lång och djup erfarenhet i ämnet och flera referenser på fastighetsägare och FM-företag som har gjort eller håller på att göra samma resa.
Kontakta gärna någon av våra rådgivare eller Mats Broman: 076-825 76 40 | matsbroman@swg.com