Vad är nyttan med outsourcing av hela eller delar av det digitala ritningsarkivet?

Hallå Mats Broman, Nordenansvarig för SWG:s experter på Efficient Facility, vad är nyttan med outsourcing av hela eller delar av det digitala ritningsarkivet?

– Låt mig börja med att kort beskriva vikten av information. I årtusenden har ju information varit den yttersta makten. Att ha mycket information ger makt. Att ha lite eller ingen information skapar frustration, osäkerhet och ilska.

Vad är annorlunda idag mot förr i tiden?

– I stort sett inget förutom att det idag är företagen, som likt de gamla romarna och andra världsdominanter som kontrollerar informationsflöden och kommunikationen in och ut i företagen istället för furstar och kungar. Att ha mycket information är makt men om den inte är tillgänglig och strukturerad när den skall användas så är värdet för den som skall använda informationen begränsad.

Hur påverkar tillgången till strukturerad information det digitala ritningsarkivet?

– Det traditionella ritningsarkivet är idag så mycket mer än bara ett arkiv. I dagens moderna lösningar lagras en mängd information kopplat till de geometriska objekten i BIM-modeller som i sin tur är intressant för förvaltande organisationer. Med rätt kravställning kring informationsleveranser samt ajourhållning av information kan man som fastighetsägare och tjänsteleverantör både effektivisera hanteringen och öka tillgängligheten till information som är intressant för förvaltningens löpande processer.

Varför är det många fastighetsförvaltare som lägger ut driften av sitt digitala ritningsarkiv?

– Modern teknologi skapar stora möjligheter men innebär även att komplexiteten ökar när det gäller kontroller av den information som levereras från t ex projekt. I många organisationer är antalet medarbetare som arbetar med modeller och ritningar relativt få och utvecklingen går snabbt. Kompetensförsörjningen blir därmed svår och det finns stor risk att man bygger upp kompetens kring en eller ett par personer vilket blir sårbart.

En byggherre och fastighetsägares mål är ju inte informationen i sig, värdet skapas ju först när information är tillgänglig i förvaltningens olika processer. Många fastighetsägare har därför flyttat fokus från administrationen av själva arkivet, vad gäller in- och utcheckning av modeller, ritningar och information, till att skapa roller som byggnadsinformationsförvaltare. En roll som arbetar närmare verksamheten och som bidrar med att utveckla och förbättra processerna kring informationshanteringen.

Kan du beskriva komplexiteten kring informationsleveransen från ett byggprojekt?

– Javisst. Fastighetsägaren strävar efter att automatisera processerna kring inläsning av information från projekt till förvaltning. De traditionella leveranssätten med ritningar och dokument i utskriven eller digital form, utan metadata, gör det väldigt svårt för förvaltande organisationen att tillgängliggöra informationen som skapats i projekten.

För att undvika manuella inmatningsprocesser under lång kalendertid krävs ny kravställning, anpassade arbetssätt och systemstöd som stödjer informationsleveranser för hela byggnadens livscykel. Den nya kravställningen från fastighetsägarna påverkar alla skeden i byggprocessen (tidiga skeden, projektering och produktion).

Med det nya sättet att arbeta kan man vid olika tidpunkter i projektet påbörja uppbyggnaden av information i förvaltningssystemen. Vid t ex systemhandlingsskedet finns alla objekt i BIM-modellen vilket skapar förutsättningar för förvaltande organisation att dimensionera sin verksamhet.

Med vår tjänst FM Services kan vi erbjuda stöd för hela eller delar av processen kring informationsleveranser från projekt eller ajourhållning i den löpande förvaltningen. Det kan t ex innebära

• In- och utcheckning av modeller/ritningar och data inför projekt.
• Leveranskontroll enligt upprättad CAD- och BIM-manual – så att de följs. Vi hjälper till att upprätta dem.
• När ritningarna och modeller finns och används i operativa processer kan vi erbjuda en tjänst där man kan prenumerera på ajourhållning av ritningar och modeller.

Kan du ge exempel på detta med ajourhållning av ritningar och modeller i den löpande förvaltningen?

– Absolut. Att ajourhålla ritningar och modeller i den löpande förvaltningen är en utmaning för alla organisationer. Mindre förändringar som rivning eller uppsättning av väggar, demontering av handfat, igensättning av dörrar etc. är geometriska förändringar som innebär att originalfilerna behöver uppdateras. Dessa till synes små förändringar föranleder ett ganska stort administrativt arbete med in- och utcheckning av ritningar/modeller, kontroll efter uppdatering liksom publicering av uppdaterad information. Dessa processer tror vi kan effektiviseras rejält med hjälp av vår tjänst.

I vår programvara för grafisk visualisering kan man med funktioner rita och beskriva sina förändringar direkt i modellen/ritningen genom att t ex markera att ”vägg rivs” eller var den nya väggen skall sättas upp, När man är klar delar man modellen, som innehåller den överlagrade informationen om förändringarna, med våra experter inom FM services. De ser då till att rätt modeller blir utcheckade, uppdaterade och till sist publicerade med uppdaterad geometri och data. Det kan t ex vara uppmätta areor enligt svensk standard om rumsutformningen är förändrad.

Finns det pengar att spara?

– Att ha information tillgänglig när man behöver den och att den dessutom är kvalitetssäkrad skapar effektivitet som självklart kan räknas om i pengar. Lågt räknat så brukar man säga att man 20% av sin arbetstid letar efter information som man behöver för att kunna utföra sitt arbete. Vår bedömning är att man kan halvera den tiden.  Man kan också vända på det och räkna på felaktiga beslut som fattats för man inte haft kvalitetssäkrad och tillgänglig information vid beslutstillfället och vad det förorsakat för kostnader som kunnat undvikas.

Finns det möjlighet att se hur detta fungerar?
– Javisst. Jag rekommenderar att man deltar på vår inspelade webbvisning “Nyttan med att få byggnadsinformation tillgänglig. Och vägen dit.” 

 Om man vill veta mer än så?
– Då är du förstås alltid välkommen att höra av dig till oss på SWG, så tar vi en diskussion om hur det ser ut på ditt företag idag. Därefter gör vi en förstudie och kartlägger hur ni arbetar för att sedan presentera konkreta förslag på vilken ambitionsnivå och vilka vägval som bör göras. Vi har lång och djup erfarenhet i ämnet och flera referenser på fastighetsägare och FM-företag som har gjort eller håller på att göra samma resa.

Läs även gärna om Schenker Property Sweden, en helservicekund som outsourcat driften av deras digitala ritningsarkiv till oss för att kvalitetssäkra att all byggnadsinformation är korrekt och ajourhålls över tid.

Kontakta gärna Mats Broman: 076-825 76 40 | matsbroman@swg.com